Отсутствие желаемого результата при внедрении ECM-продуктов сводится к малоэффективной работе в низкоскоростном режиме. Пользователи указывают на сложность управления документами, архивами и адресности маршрутизации.

Причин неудач внедрения систем существует несколько:

  • отсутствие адаптации к конкретным условиям бизнес-процессов вследствие нечетко определенных заказчиком задач;
  • желание получение быстрой окупаемости проекта, что определяется достаточно сложно как любой эффект от внедрения интеллектуальной собственности;
  • высокая стоимость лицензии и действий по внедрению систем.

    • Как избежать ошибок?

    Получение оптимального результата необходимо начинать с определения круга задач, очерченных руководителем или ИТ-менеджером, которые решит автоматизированная система электронного документооборота. Перед началом адаптации проекта расставляются необходимые акценты и вырабатывается перечень первостепенных компонентов для обработки. Отсутствие нагромождения функций, лишних документов сделает пользование системой простым и доступным.

    Для внедрения системы необходимо подобрать вендора, который сможет понять особенности конкретного бизнеса и адаптировать под него решения.

    Поиск оптимального ЕСМ-решения

    Внедрение системы позволяет применить несколько типов решений:

    • Минимальные. Имеют упрощенный вариант электронного документооборота и упрощенное пользование. Минусом является сложность внедрения модернизаций и расширенных функций после адаптации пользователей.
    • Комфортные. Обладают более широким функционалом по сравнению с минимальным набором и возможностями внедрения изменений по мере необходимости.
    • Лучшие. К числу решений превосходной степени относятся варианты, опробованные на практике и одобренные успешными компаниями. В качестве варианта можно внедрять решения частями или блоками.

    Выбранный вариант версии зависит от финансовых возможностей компании по внедрению и обслуживанию системы, что также требует вложенийРешение вам предложит сайт docspace.ru

    Подготовка персонала

    Качественное пользование системой во многом определяется человеческим фактором. Сложность адаптации к нововведениям присуща работникам всех возрастов при наличии отлаженного бумажного документооборота. Обучение сотрудников, разъяснение преимуществ и разработка четкой стратегии порядка проведения регламента позволит успешно внедрить систему.